Quy trình tuyển dụng một UX Designer

28/04/2016

Hồi đầu năm nay mình lead một dự án nhằm xây dựng lại quy trình tuyển dụng cho team Product Design ở công ty. Để có được quy trình này, mình và công ty đã tốn rất nhiều thời gian tham khảo các quy trình tuyển dụng từ các công ty lớn khác ở Úc và Mỹ + kết hợp với tình hình thực tế của công ty + tư vấn từ các chuyên gia trong ngành và chuyên gia tuyển dụng (có thuê hẳn một consultancy để tư vấn).

Quy trình này thoạt trông thì có vẻ hơi dài tuy nhiên nếu so với các công ty lớn khác ở Úc thì cũng thuộc dạng trung bình. Khi thăm dò phản hồi của các ứng viên thì đa số cũng phản hồi là không quá dài.

Bài bên dưới là dành cho công việc UX Design, các vị trí khác như UX Researcher hay Visual Designer cũng tương tự, chỉ khác bài test cà cách tiến hành Onsite Interview.

Chia sẻ lại cho những ai quan tâm.

Công ty mình có một bộ phận gọi là Talent Acquisition (tạm dịch là săn nhân tài), bộ phận này sẽ đóng vai trò tìm kiếm và hỗ trợ suốt quá trình phỏng vấn.

Kế hoạch tuyển dụng được CEO approve (do ở cty mình Design Manager report trực tiếp cho CEO) thì Design Manager sẽ bắt đầu chuẩn bị Job Description (JD) và các yêu cầu kèm theo. Sau đó Design Manager setup một cuộc họp với Talent Acquisition Manager để brief yêu cầu về vị trí cần tuyển.

Sau đây là cụ thể các bước chi tiết.

Bước 1: Tìm kiếm ứng viên

Ở bước này công ty có các nguồn như sau:

  • Nguồn riêng của TA.
  • Bên cạnh đó, TA họ cũng sẽ báo cho một loạt Recruitment Agencies (head hunter) đã có hợp đồng với công ty. Các head hunter này cũng sẽ bắt đầu tìm kiếm và liên lạc trong database của họ.
  • Ngoài ra thì team TA cũng đăng lên website của công ty và các trang web tuyển dụng (ở Úc thì chủ yếu là LinkedIn và Seek).
  • Design Manager cũng sẽ chủ động tìm kiếm trong network, hỏi thăm bạn bè, lần mò trên LinkedIn để xem có ai phù hợp thì sẽ chuyển qua cho TA để họ liên lạc.

Thứ tự ưu tiên của TA sẽ là:

  1. Nhóm được Design Manager recommend trực tiếp sẽ không phải qua sàn lọc, TA sẽ liên hệ trực tiếp.
  2. Kế đến là nhóm ứng viên được giới thiệu từ head hunter.
  3. Chót cùng mới là nhóm ứng viên nộp đơn trực tiếp qua website hay các website tuyển dụng.

Với nhóm 2 và 3, TA sẽ xem xét hồ sơ, các yếu tố xem xét bao gồm:

  • Số năm kinh nghiệm làm việc (bao nhiêu năm, đã làm với các công ty nào).
  • Các dự án đã làm: có lớn không, làm ở Úc hay là ở nước ngoài (ưu tiên các ứng viên đã làm các dự án lớn ở Úc hoặc Mỹ), dự án ở các nước khác thì ưu tiên thấp hơn, dự án không tên tuổi mà họ không check được thì ưu tiên thấp nhất.
  • Reference letter từ các công ty cũ, recommendation trên hồ sơ LinkedIn, người recommend là ai,…

Bước 2: Phone interview với TA

Những ứng viên qua được bước 1 sẽ nhận được phone interview từ TA.

Trong buổi phone interview này TA sẽ hỏi những câu hỏi tổng quát mà như kinh nghiệm làm việc, đã tham gia những dự án nào, công ty ra sao, công việc ra sao,…

TA ít khi hỏi sâu về vấn đề chuyên môn và các dự án. Bước này chủ yếu để đảm bảo là CV đúng sự thật, kỹ năng trình bày giao tiếp ra sao,…

Bước 3: Design Manager duyệt

Qua được bước này, nếu TA thấy ứng viên tiềm năng thì họ sẽ chuyển hồ sơ cho Design Manager kèm theo một giới thiệu ngắn về cảm nhận của họ sau phone interview.

Design Manager sẽ duyệt và chọn xem muốn phone interview với ai. Chủ yếu Design Manager sẽ nhìn vào portfolio xem những ứng viên nào có dự án chất lượng. Nhấn mạnh portfolio là yếu tố then chốt ở bước này.

Hiểu nôm na kiểu như TA kiểm tra về đức ở bước 2, còn Design Manager kiểm tra về tài ở bước này :)

Bước 4: Skype Interview

Những ứng viên được chọn sẽ được setup một cuộc phỏng vấn trực tuyến với team Product Design (thật ra gọi Skype Interview là do quen miệng, chứ ứng viên có thể dùng HangOut hay Facetime cũng được). Thường sẽ là trực tiếp với Design Manager và một thành viên trong team.

Design Manager cố gắng giữ cho cuộc phỏng vấn này ngắn, không mất quá nhiều thời gian (tối đa 30 phút). Chủ yếu là để hỏi sâu hơn vào các dự án mà người đó đã làm, mục tiêu là để cảm nhận xem vai trò của họ trong dự án đó đến đâu, dự án có phức tạp không, họ đảm nhiệm những công việc gì, các thông tin mà họ viết trong CV có thực không hay là “quăng lựu đạn”… Chủ yếu dựa vào trực giác, quen rồi thì chúng ta sẽ sense được khá sớm là người này có đáng để đi tiếp hay không.

Cách Design Manager làm là mặc định xem như họ không đủ tiêu chuẩn và ứng viên có 30 phút để thay đổi nhận định đó. Nghe có vẻ hơi lạ nhưng mục tiêu của bước này là để loại càng nhiều càng tốt.

Sau buổi interview này Design Manager sẽ feedback lại cho TA về các ứng viên mà mình ưng. Những ứng viên mà Design Manager không feedback đồng nghĩa với bị loại. Trừ một số trường hợp đặc biệt tuy bị loại nhưng Design Manager vẫn feedback (tuy nhiên không nhiều).

Về phía ứng viên, họ sẽ nhận được 1 cuộc điện thoại từ head hunter hoặc TA để:

  • Hoặc là chúc mừng và thông báo bước tiếp theo,
  • Hoặc là rất tiếc đã bị loại vì lý do ABCD (trường hợp có feedback),
  • Đa số trường hợp là chỉ thông báo rất tiếc đã bị loại.

Bước 5: Off-site Test

Công ty mình có một loạt các bài test, các bài test này do team design phối hợp với một số công ty tư vấn xây dựng sẵn. Design Manager sẽ chọn ngẫu nhiên để chuyển cho TA. TA sẽ chuyển cho ứng viên.

Format của các bài này thường là đưa ra một vấn đề hoặc một feature nào đó trong sản phẩm đang có vấn đề (xuất phát từ thực tế các dự án đã làm), các ứng viên muốn hoàn tất bài test sẽ cần phải tiến hành một chút research, một chút design thinking, tư duy cho user flow, goal và cách giải quyết vấn đề, kể cả kỹ năng trình bày.

Các bài test này không quan trọng là câu trả lời đúng hay sai mà chủ yếu để xem cách mà ứng viên tiếp cận vấn đề, design thinking, process mà ứng viên làm, cách ứng viên trình bày,…

Với Visual Designer thì cũng tập trung vào design thinking, xem cách phân chia bố cục nội dung, có quan tâm đến chi tiết hay không (pixel perfect), có hiểu biết về responsive design không, có dùng grid không,…

Mục tiêu của bước này là để đánh giá năng lực và kinh nghiệm thực sự của ứng viên (nhằm loại bỏ các ứng viên chỉ biết lý thuyết mà thiếu kinh nghiệm thực tế).

Bước này cũng để xem ứng viên có thực sự mong muốn làm việc ở công ty và có nghiêm túc đầu tư công sức cho việc đó hay không (nhằm loại những ứng viên chuyên đi rải CV).

Và cuối cùng là để đảm bảo họ xứng đáng để chuyển sang bước tiếp theo. Vì bước tiếp theo là On-site Interview. Bước này sẽ cost thời gian của khá nhiều người trong công ty và cả chi phí kha khá của công ty (vì trường hợp ứng viên sống ở bang khác, công ty sẽ đài thọ toàn bộ chi phí khách sạn và máy bay cho họ đến Sydney làm On-site Interview).

Bước 6: On-site Interview

Ở bước này ứng viên sẽ được mời đến công ty để facilitate một số workshop khoảng 4 tiếng (đối với UX Designer).

Về phía công ty sẽ có: Design Manager, một hoặc một vài thành viên của team design, một vài stakeholder đại diện cho các team khác (thường là bên team product hoặc marketing), một người đại diện của TA.

Bước này chủ yếu để đào sâu 2 vấn đề:

  • Cơ hội cho ứng viên trình bày cách tư duy giải quyết vấn đề của mình, cách các ứng viên debate và deal với các stakeholder khi bị họ challenge ra sao, kỹ năng trình bày thuyết trình ra sao.
  • Culture fit, cụ thể là xem phong cách của ứng viên có phù hợp với phong cách làm việc của team hay không.

Bước 7: Ứng viên điền một số form

Sau khi về thì TA sẽ gọi điện thoại cảm ơn này nọ và gửi một số form cho ứng viên điền (điền online), trong đó thu thập những thông tin như mức lương hiện tại, mức lương mong muốn, thông tin cá nhân, tiền án tiền sự này nọ, refference letter,…

Bước 8: Design Manager & CEO Approve

Về phía công ty, sau bước 6 thì TA sẽ giúp collect tất cả các feedback của mọi người lại.

Design Manager sẽ cân nhắc và sẽ là người ra quyết định cuối cùng để đưa lên cấp Executive duyệt (trường hợp của mình là CEO), bên bộ phận kỹ thuật thì Manager sẽ chuyển lên CTO.

Qua được bước này thì xem như ứng viên cơ bản đã được công ty chọn, vì thường thì các cấp executive sẽ đồng ý theo đề xuất của Design Manager đưa lên. Trừ những trường hợp rất đặc biệt, ví dụ có một vị trí nào đó mà CEO đặc biệt quan tâm muốn tham gia trong bước 6 – Onsite Interview. Và trong buổi interview đó chẳng may CEO cảm thấy ko ổn thì CEO có thể đưa ra quan ngại của mình.

Về lý thuyết CEO có thể overwrite quyết định của Design Manager. Nhưng thực tế thì chưa lần nào xảy ra vì CEO không muốn tạo ra cảm giác họ đang can thiệp vào nội bộ công việc của team bên dưới.

Như đã nói, mục đích của bước này là để CEO lắng nghe ý kiến của Design Manager, lý do tại sao họ quyết định chọn ứng viên đó, dựa trên căn cứ gì. Sau đó CEO sẽ approve.

Bước 9: Offer

Mỗi 6 tháng thì các manager phải lên kế hoạch một lần, trong đó có kế hoạch về nhân sự và ngân sách cho nhân sự trong 6 tháng tiếp theo. Kế hoạch này sẽ được approve bởi CEO. Trước khi tuyển dụng một vị trí mới, Design Manager sẽ chia sẻ những thông tin về ngân sách lương này với TA Manager.

Dựa trên ngân sách lương + kết hợp với những thông tin mà ứng viên đã điền trong các form ở bước 7 + cộng thêm phản hồi của Design Manager về ứng viên (độ khao khát muốn nhận ứng viên đó :) + mức lương thị trường cho vị trí đang tuyển. TA sẽ xây dựng một package cho ứng viên, package này sẽ được Design Manager và CEO duyệt.

Bước 10: Negotiate

Nếu package đưa ra mà ứng viên cảm thấy không hài lòng thì có thể thương lượng ở bước này. TA sẽ phản hồi lại mong muốn của ứng viên, Design Manager sẽ trao đổi với CEO để ra quyết định. Trong thực tế ở công ty mình thì đa số trường hợp các ứng viên đều cơ bản hài lòng với mức lương offer nên cũng ít khi phải deal tới deal lui.

Tổng cộng có 10 bước như vậy, về phía ứng viên thì có thể có thêm một số bước khác nếu đi qua con đường head hunter (do head hunter họ sẽ có riêng một số phỏng vấn của họ).

Tuy có vẻ hơi dài, nhưng mình cho rằng con người là yếu tố quan trọng nhất của công ty. Thà mất thời gian sàng lọc kỹ để tuyển đúng người còn hơn tuyển dụng sai người thì sau này sẽ rất vất vã. Đưa một người không phù hợp vào team thì không những chất lượng của người đó không tốt mà còn ảnh hưởng đến các thành viên khác trong team. Khắc phục cũng rất mệt mỏi và tốn kém, thậm chí không khéo thì công ty còn có thể bị kiện.

Do đó tuy với quy trình mới thời gian tuyển dụng có lâu hơn, tốn nhiều công sức của nhiều người hơn (đôi khi vì vậy mà bị vuột mất vài ứng viên chất lượng cũng rất tiếc). Đổi lại nhìn chung là quy trình mới rất hiệu quả, các ứng viên được nhận vào đa số là những người rất chất lượng.

Hy vọng bài viết sẽ có ích cho những ai đang có ý định xây dựng quy trình tuyển dụng cho công ty mình, đặc biệt là tuyển dụng UX & Product Design. Nếu bạn là ứng viên đang muốn tìm việc ở các công ty ở nước ngoài thì đọc bài này cũng sẽ sơ bộ giúp các bạn biết được quy trình tuyển dụng của họ ra sao và cần chuẩn bị những gì.


#Product Design

Comments

  1. Tâm Bùi - May 8, 2016 @ 7:58 pm

    Chào anh Hiếu,

    Cảm ơn anh vì bài viết rất kì công và thật sự hữu ích với những ai quan tâm tới vấn đề này.

    Em muốn nhờ anh tư vấn một chuyện khá lớn với bản thân em, đó là em muốn làm việc ở nước ngoài ( châu Úc/ châu Âu) như một UI designer (dù không phải UX nhưng em đành comment ở đây vì một tí tẹo liên quan). Không biết là có cơ hội không ạ? Nếu anh biết về vấn đề này, mong anh chỉ giúp em!

    Em cảm ơn anh nhiều ạ!

    [Reply]

    Tâm Bùi -

    Dạ em quên mất nói thêm là bỏ qua vấn đề về năng lực, cái này do bản thân em tự phấn đấu. Em muốn hỏi về cơ hội các công ty tuyển người Việt làm việc in-house ạ :-D

    [Reply]

  2. Mos Dang - April 29, 2016 @ 8:10 pm

    Quy trình bên anh Hiếu khá kỳ công và được chuẩn bị kỹ càng, thực tế và nhiều kinh nghiệm hay.

    Mình có một số thắc mắc muốn hỏi thế này:

    Về khía cạnh đầu tư, trong 100 ứng viên được lọc qua, bao nhiêu người sẽ qua được mỗi vòng?
    Và trong cả quy trình thế nào, với tư cách là product/service design team, có cách nào chúng ta có thể tối ưu hoá từng bước nay không?

    Những bước này tổng mức đầu tư là bao nhiêu? Tính cả đầu tư về thời gian của những người tham gia và chi phí cho các quảng cáo tuyển dụng.

    Câu hỏi thứ ba của mình là trong 10 designer tuyển được, trong vòng 1 năm sau, có bao nhiêu người ra đi? Lý do ra đi là vì họ không thích hợp, scan sai người hay vì lý do tự nhiên. Chi phí rủi ro này nếu tính trong chi phí tuyển dụng, cuối cùng còn bao nhiêu designer sẽ ở lại được 2 năm?

    Liệu có nên để câu hỏi về quy trình làm việc và giải quyết vấn đề lên bước 4 thay vì scan bằng “trực giác”? Product designer không phải là graphic designer, họ đóng vai trò lớn trong quy trình giải quyết vấn đề, bên cạnh product manager.

    Ở Atlassian khoảng 1 năm trước quy trình thường là:

    Scan portfolio, nhìn các sản phẩm họ làm có thể xem được họ thiên về skill gì, họ kể chuyện thế nào, v.v…

    1. Đưa homework về nhà trước (có trả phí thời gian làm homework)

    2. Các design manager thống nhất với nhau về bảng câu hỏi > Skype interview, cho designer present về bài homework + onsite design exercise (30 phút, không biết đề bài trước), các exercise này được lấy từ kho đề bài có sẵn và được shuffle.
    Trong phần này, quy trình phỏng vấn được quy thành một 4 bộ câu hỏi, từ design thinking, visual skill, problem solving skill và product mindset. Có criteria như thế nào thì sẽ được khoảng bao nhiêu điểm. Tuỳ vào mỗi vị trí mà các cột sẽ được tính một weight khác nhau, lấy tổng này sẽ biết có pass hay không. Quy trình này mất khoảng 2-3 tiếng để phỏng vấn nhưng rất nhiều thời gian của các design manager đưa ra thang điểm và các câu hỏi.

    3. Phỏng vấn với head of design để bàn về culture match

    4. Deal và ký hợp đồng (thuộc bộ phận HR, design có budget lương riêng nên chỉ cần trong khoảng này thì design manager và head of design không cần nhúng tay vào)

    Mình thấy quy trình phỏng vấn này gọn và cũng khá hiệu quả, quan trọng nhất là design team biết mình đang cần tìm người thế nào và match vào các thang điểm.

    Ở công ty hiện tại, với scale nhỏ hơn, cách phỏng vấn của mình cũng tương tự, nhưng có một trọng số lớn dành cho culture fit và development skill.

    Bài viết này về cách tuyển dụng của công ty anh Hiếu hay, chi tiết và thực tế. Với sự tò mò đơn thuần, mình muốn hỏi thăm những câu hỏi trên đây về hiệu quả đầu tư của quy trình này và những case thực tế.

    Cheers,

    Mos Dang

    [Reply]

    Hieu -

    Chào anh Mos Dang,

    Cám ơn anh đã chia sẻ về quy trình của Atlassian, thật ra trong quá trình nghiên cứu chúng tôi cũng có xem và phân tích quy trình của Atlassian.

    Xin trả lời anh một số ý như sau:

    – Khi xây dựng quy trình này chúng tôi cũng băn khoăn là với quy trình hơi phức tạp như vậy liệu tỉ lệ thành công của các ứng viên sẽ giảm (hiểu nôm na là quá khó). Tuy nhiên đó chính là mục tiêu mà chúng tôi đặt ra từ đầu: “muốn sàng lọc kỹ lưỡng hơn để tìm kiếm người tốt nhất”.

    – Bên cạnh đó thì thật sự mà nói quy trình này về cơ bản cũng không có gì “cao siêu”. Chỉ là hệ thống lại một cách quy củ các bước mà đa số công ty đều tiến hành (phỏng vấn sơ bộ –> đưa bài test –> phỏng vấn trực tiếp –> offer). Thực tế cho thấy tỉ lệ thành công (success rate) của các ứng viên sau khi qua được screening cũng khá tốt.

    – Tỉ lệ bị loại cao nhất là ở bước 3 (khi scan portfolio) và ở bước 5 (khi làm offsite test). Qua được 2 bước này thì tỉ lệ thành công ở các bước sau khá tốt, có thể là do thị trường lao động trong ngành này ở Úc khá chất lượng.

    – Câu hỏi về việc sau 1 năm có bao nhiêu người ở lại thì tôi nghĩ không quá liên quan đến quy trình phỏng vấn này, cái đó phụ thuộc nhiều vào môi trường công việc, văn hóa công ty,… Và như đã nói công ty tôi cũng chỉ vừa áp dụng quy trình mới vài tháng.

    ———

    – Có một số bước mà chúng tôi vẫn đang tối ưu hóa là:

    Bước 4 hiện tại chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và cảm nhận của Design Manager, nếu tìm cách hệ thống lại thì có lẽ sẽ hiệu quả hơn, lý tưởng là có thể giao cho một Senior Designer nào đó làm phone interview mà không phải tốn quá nhiều thời gian của Design Manager và sau này là Head of Design.

    Bước 6 Onsite interview hiện tại vẫn chạy một cách khá “tự do”, dựa nhiều vào cảm nhận của Design Manager và các stakeholders. Trong tương lai chúng tôi dự định sẽ xây dựng một scheme chung để bước này được “tự động hóa” nhiều hơn.

    Tuy nhiên chúng tôi cũng không có ý định cố gắng hệ thống hóa mọi thứ, vì chúng tôi vẫn muốn giữ một mức độ uyển chuyển nhất định để tránh trường hợp về lâu dài các ứng viên có thể hình thành nên những bài tủ để apply vào công ty (theo như bên tư vấn thì điều này đã xảy ra ở một số công ty khác).

    ———

    Có một điểm anh nói rất đúng về việc có nên để bước 4 (dựa vào kinh nghiệm và trực giác của Design Manager) quá sớm như hiện tại không? Đây cũng là câu hỏi mà chúng tôi liên tục đặt ra và hiện tại vẫn tiếp tục theo dõi và cân nhắc.

    Các ưu điểm nếu chuyển bước 5 lên trước bước 4:

    – Đỡ mất thời gian của Design Manager, Design Manager chỉ cần nhìn vào kết quả bài test và quyết định có nên dành thời gian cho Skype Interview không (hiện Skype Interview là một trong những bước tốn nhiều thời gian nhất đối với chúng tôi).

    – Khi nhìn vào kết quả bài test thì có thể biết được 70-80% năng lực của ứng viên. Skype Interview sau đó chỉ giúp tái xác nhận.

    Lý do mà hiện tại chúng tôi vẫn để bước Offsite Test sau Skype Interview là có rất nhiều ứng viên không sẵn sàng làm test ngay từ đầu, trừ khi họ thấy có triển vọng và có động lực hơn (sau khi đã pass Skype Interview).

    [Reply]

Leave a Reply

Your email address will not be published / Required fields are marked *